In jedem Unternehmen sammeln sich mit der Zeit riesige Papierberge an. Gibt es kein einheitliches Archivierungssystem, bewahrt jeder Mitarbeiter Dokumente auf seine eigene Art und Weise auf. Daher gewinnt die elektronische Archivierung mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems zunehmend an Bedeutung. Der Endinger Softwareexperte BEO hat zur Vereinfachung und Rationalisierung der Unternehmensprozesse das digitale Archiv StarFinder® der Firma NETCONTROL GmbH integriert. Damit erzielt BEO einen schnellen, lückenlosen und standortübergreifenden Zugriff auf alle archivierten Dokumente.
Die BEO GmbH mit Hauptstandort in Endingen bei Freiburg hat sich auf Softwareprodukte und Dienstleistungen für die Bereiche Zollabfertigung und Versandabwicklung spezialisiert. 1987 vom Geschäftsführer Clemens Sexauer gegründet, beschäftigt das Unternehmen inzwischen mehr als 150 Mitarbeiter an vier Standorten.
Mit seinen modular konzipierten und standardisierten Softwarelösungen bietet BEO ein umfangreiches Angebot für Zoll- und Außenhandelsaufgaben: Das Produktspektrum umfasst Module zur elektronischen Abwicklung von Importen und Exporten, Gefahrgut, internationalem Versand sowie zur Anti-Terror-Prüfung und Präferenzkalkulation. Mit den verschiedenen Lösungen lassen sich Arbeitsprozesse beschleunigen, vereinfachen und deutlich effizienter gestalten. Darüber hinaus sorgen die BEO-Produkte für mehr Transparenz im Versandgeschäft. Sie lassen sich flexibel an individuelle Anforderungen und bestehende IT-Infrastrukturen anpassen und bedarfsgerecht miteinander kombinieren.
„Die meisten Geschäftsprozesse laufen bei uns IT-gestützt ab. Dennoch gibt es eine ganze Reihe an papiergebundenen Schriftstücken, die wir bislang archiviert haben. Bei vier Standorten kommt da einiges zusammen“, berichtet Christiane Lorch, Assistentin der Geschäftsleitung bei der BEO GmbH. Vor der Integration des digitalen Archivs StarFinder® von der Firma NETCONTROL verfügte jeder Mitarbeiter über seinen eigenen Datenbestand. Akten und Dokumente wie Buchungsunterlagen, Rechnungen und Aufträge bewahrte die BEO GmbH zum größten Teil in Aktenordnern und Netzwerkordnern auf. Das papierbasierte Archiv beanspruchte mit der Zeit immer mehr Platz. Um die Daten einheitlich zu zentralisieren, und um sie über die Abteilungen hinweg zentral abrufbar zu machen, entschied das Endinger Softwareunternehmen, ein elektronisches Archivierungssystem zu integrieren.
Suche mit Erfolg
Die Suche nach einer geeigneten Lösung gestaltete sich zunächst nicht so einfach: Viele Archivierungslösungen waren schwer verständlich, in ihrer Funktionalität zu umfangreich oder das Preis-Leistungsverhältnis stimmte nicht mit den Vorstellungen des Unternehmens überein. Die Anforderungen an ein digitales Archiv waren klar definiert: Neben einer revisionssicheren Archivierung sollte es vor allem ein einfaches Handling gewährleisten und ein schnelles Auffinden von Dokumenten ermöglichen.
Nach mehrfacher Empfehlung entschied sich die BEO GmbH im September 2014 für das digitale Archiv StarFinder® von der Firma NETCONTROL GmbH aus Breisach. „Nach der äußerst interessanten Online-Präsentation von StarFinder® waren wir von der Einfachheit so begeistert, dass wir uns direkt für das digitale Archiv entschieden haben“, schilderte Christiane Lorch, Assistentin der Geschäftsleitung BEO GmbH.
„Der Server ließ sich ganz einfach ans eigene Netzwerk anschließen. Die Mitarbeiter von NETCONTROL hatten bereits alles vorkonfiguriert. Nach ein paar Stunden konnten wir direkt damit arbeiten. Da das digitale Archiv so einfach zu bedienen ist, war keine Schulung notwendig. Eine kurze Einweisung reichte vollkommen aus.“ Lieferscheine und Rechnungen archivieren die Mitarbeiter jetzt per Scanner ins neue digitale Archiv. „Endlich sind alle Dokumente strukturiert an einem Ort zu finden.“
Zeit und Arbeit gespart
Die Kompatibilität mit anderen Systemen war ein wichtiges Argument für die neue Lösung von NETCONTROL. „Die Anbindung an unser DATEV-System war problemlos möglich. Die Dokumente werden hier automatisch archiviert: StarFinder® holt sie im Netzlaufwerk ab und speichert alles in die entsprechende Kategorie“, erklärt Christiane Lorch. Dadurch spart BEO Zeit und Arbeit.
Auch der Sicherheitsaspekt spielte bei der Integration der Lösung eine zentrale Rolle. Das digitale Archiv wird höchsten Sicherheitsstandards gerecht: Betriebssystem, Anwendungssoftware und archivierte Daten werden auf einem Raid-Verbund („Redundant Array of Independent Disks“, englisch für „Redundante Anordnung unabhängiger Festplatten“) aus drei Festplatten gesichert. Zum Zeitpunkt der Auslieferung ist alles auf einer getrennten Partition installiert. Für die Speicherung der Daten (gescannte Dokumente und archivierte Dateien) wird eine gesonderte Partition genutzt. Dazu wird auf einer weiteren Partition ein Backup geschrieben. Als zusätzliche Backup-Lösung wurde die Anbindung einer verschlüsselten NAS („Network Attached Storage“, englisch für netzgebundener Speicher) empfohlen, die an einem anderen Ort im Unternehmen sicher aufbewahrt wird.
Darüber hinaus erfüllt StarFinder® alle geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Vorgaben für eine dauerhafte und nachweisbare Aufbewahrung elektronischer Dokumente und Informationen.
Schnell und zuverlässig
Mit StarFinder® hat die BEO GmbH eine einheitliche Plattform für ihre Dokumente geschaffen. „Da alle Dokumente zentral abgelegt und für alle unsere Mitarbeiter zugänglich sind, profitieren wir von einem schnellen Datenzugriff und einer hohen Datentransparenz“, so Christiane Lorch.
Bequem über den eignen Internetbrowser und die google-artige Suchmaske können die Mitarbeiter alle archivierten Dokumente nach bestimmten Schlagworten durchsuchen – und das ortsunabhängig von jedem Arbeitsplatz aus. StarFinder® zeigt das gewünschte Suchergebnis in Bruchteilen von Sekunden. Dokumente, Bilder, Zeichnungen oder E-Mails stehen innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung.
Anforderungen wurden erfüllt
Mit der Integration des neuen digitalen Archivs StarFinder® geht der Endinger Softwareexperte einen weiteren Schritt in Richtung digitale Zukunft und profitiert von einer Vielzahl von Vorteilen: Verwaltungstätigkeiten werden reduziert, die Informationsqualität gesteigert und Archivräumlichkeiten eingespart.